Enregistrements légaux

Quels enregistrements votre entreprise doit-elle réellement obtenir ?

Certains enregistrements sont exigés par la loi pour de nombreux employeurs ou entreprises. D’autres dépendent de votre type de structure, de votre personnel, de votre secteur et de la zone où vous exercez. Nous vous aidons à vérifier la situation, à préparer les informations et à coordonner les demandes.

Écrivez-nous

Dites-nous ce que fait votre entreprise, combien de personnes elle emploie et où elle exerce. Nous vous expliquerons quels enregistrements peuvent s’appliquer.

  • TPIN, ZRA et enregistrement fiscal
  • NAPSA, NHIMA et Workers' Compensation
  • Licences, taxes et renouvellements
Un lieu de conférence à Lusaka, en Zambie

Types d’enregistrement

À quoi sert chaque enregistrement

Il s’agit d’un guide, et non d’une affirmation que chaque entreprise a besoin de tous les éléments. Nous confirmons ce qui s’applique à votre situation avant toute démarche.

  • TPIN et compte ZRA

    Le TPIN est un numéro d’identification fiscale. Il est utilisé par la Zambia Revenue Authority (ZRA), l’administration fiscale zambienne, pour vous identifier, vous ou votre société, sur le plan fiscal. Il est normalement nécessaire pour commercer, facturer, importer, employer du personnel et déposer des déclarations.

    Qui peut en avoir besoin : la plupart des sociétés et entreprises exerçant une activité imposable en Zambie.

  • Enregistrement NAPSA

    La NAPSA est la National Pension Scheme Authority, l’autorité nationale des pensions. Les employeurs s’enregistrent et cotisent pour les salariés éligibles afin qu’ils constituent une épargne retraite.

    Qui peut en avoir besoin : les employeurs ayant des salariés éligibles, selon les règles actuelles de la NAPSA.

  • Enregistrement NHIMA

    La NHIMA est la National Health Insurance Management Authority, l’autorité de gestion de l’assurance maladie. Les employeurs s’enregistrent et cotisent afin que les membres éligibles puissent accéder à une couverture santé dans le cadre du régime.

    Qui peut en avoir besoin : les employeurs et les membres couverts par les règles actuelles de la NHIMA.

  • Workers' Compensation

    Le Workers' Compensation Fund Control Board offre une couverture aux travailleurs blessés ou tombés malades à cause de leur travail. Les employeurs s’enregistrent et versent des cotisations.

    Qui peut en avoir besoin : les employeurs dont les lieux de travail sont couverts par la loi actuelle.

  • Taxe professionnelle locale

    La taxe professionnelle est un prélèvement de l’autorité locale pour certaines catégories d’activités. Son montant dépend du type et de la taille de l’entreprise ainsi que de la zone du conseil.

    Qui peut en avoir besoin : les entreprises appartenant aux catégories couvertes par les règles du conseil local. Vérifiez auprès du conseil de la zone où vous exercez.

  • Licence ou permis d’exploitation

    Certaines activités nécessitent une licence ou un permis avant de pouvoir commercer, notamment la santé, l’alimentation, l’alcool, le transport, les mines, l’éducation ou les services financiers. L’autorité compétente dépend de l’activité.

    Qui peut en avoir besoin : les entreprises exerçant des activités réglementées. Toutes les entreprises n’ont pas besoin de toutes les licences.

  • Aide aux déclarations et comptes fiscaux

    L’enregistrement n’est que le début. Nous coordonnons les déclarations fiscales et l’aide comptable avec des professionnels qualifiés pour que les échéances ne soient pas manquées.

    Qui peut en avoir besoin : les contribuables enregistrés ayant des obligations déclaratives.

  • Renouvellement des licences

    De nombreuses licences, attestations et taxes locales doivent être renouvelées. Nous vous aidons à suivre les dates de renouvellement et à coordonner les formalités.

    Qui peut en avoir besoin : toute entreprise détenant une licence ou une attestation à renouveler.

Important

Toutes les entreprises n’ont pas besoin de tous les enregistrements

Il est facile de trouver en ligne de longues listes qui donnent l’impression que chaque société doit s’enregistrer partout. Ce n’est pas exact.

Une petite société sans salarié peut avoir des obligations différentes de celles d’une usine de cinquante personnes. Un cabinet de conseil peut avoir besoin d’une licence différente de celle d’un restaurant, d’une clinique ou d’une entreprise de transport. Une société établie dans une zone de conseil peut être soumise à une taxe locale différente de celle d’une autre zone.

Nous examinons votre type de structure, vos salariés, votre activité et votre emplacement, puis nous expliquons ce qui est susceptible de s’appliquer. Lorsque la réponse dépend des règles actuelles ou de l’avis d’un professionnel, nous le disons et vous orientons vers l’autorité ou un conseiller qualifié.

Les exigences évoluent. Nous vérifions la situation actuelle auprès de l’autorité compétente plutôt que de nous fier à une ancienne checklist.

Ce dont vous pourriez avoir besoin

Informations à préparer

La liste exacte dépend de l’enregistrement. En général, prévoyez de fournir :

  • Le certificat d’enregistrement de votre société et le TPIN, s’ils ont déjà été délivrés
  • Les pièces d’identité des administrateurs, actionnaires ou propriétaires
  • L’adresse professionnelle et les coordonnées
  • Une description de l’activité et le nombre de salariés
  • Les informations de paie pour la NAPSA, la NHIMA ou le régime Workers' Compensation
  • La licence ou l’attestation que vous détenez déjà, si vous renouvelez
  • Toute correspondance de l’autorité concernant la demande

La procédure

Comment nous coordonnons les enregistrements

  1. Parlez-nous de l’entreprise

    Indiquez le type de structure, l’activité, l’emplacement et le nombre de salariés.

  2. Nous identifions ce qui s’applique

    Nous listons les enregistrements susceptibles de s’appliquer, l’autorité responsable et les informations nécessaires.

  3. Vous confirmez le périmètre

    Vous décidez des démarches que vous souhaitez nous confier. Nous confirmons nos honoraires par écrit.

  4. Nous préparons et déposons

    Nous vérifions les formulaires et les pièces justificatives, déposons ou coordonnons le dépôt et assurons le suivi.

  5. Nous notons les prochaines échéances

    Vous recevez un récapitulatif simple de ce qui a été enregistré, de ce qui est en attente et des dates de renouvellement ou de déclaration.

Coûts

Frais officiels et nos honoraires

Chaque autorité fixe ses propres frais. Certains montants dépendent de la masse salariale, du chiffre d’affaires, de la catégorie d’activité ou de la zone du conseil. Nous ne publions pas de montants non vérifiés.

Nos honoraires sont distincts. Nous les confirmons par écrit avant le début du travail et vous indiquons quels paiements vont à l’autorité et lesquels nous reviennent.

Nous ne garantissons aucun résultat en matière d’enregistrement, de licence, de fiscalité ou d’immigration. C’est l’autorité compétente qui décide.

Sources officielles

Vérifiez les règles actuelles

Utilisez les sites officiels pour connaître les exigences et les frais les plus récents :

  • Zambia Revenue Authority (ZRA)
    L’administration fiscale zambienne : TPIN, enregistrement fiscal et déclarations.
  • NAPSA
    National Pension Scheme Authority : enregistrement des employeurs et cotisations.
  • NHIMA
    National Health Insurance Management Authority : enregistrement et cotisations.
  • Workers' Compensation Fund Control Board
    Enregistrement des employeurs et informations sur les accidents du travail.
  • Zambia Business Licensing Information Portal
    Licences d’exploitation, permis et taxes locales.
  • ZamPortal
    Le portail des services publics zambiens.

Les exigences et les frais peuvent changer. Vérifiez le site officiel avant de vous fier à un détail.

Questions

Questions sur les enregistrements légaux

Le TPIN est-il identique au numéro d’enregistrement de la société ?

Non. Le numéro d’enregistrement de la société est délivré par PACRA lors de l’enregistrement. Le TPIN est un numéro d’identification fiscale délivré par la Zambia Revenue Authority. Ce sont deux numéros distincts, et vous pouvez avoir besoin des deux.

Chaque employeur doit-il s’enregistrer auprès de la NAPSA et de la NHIMA ?

Les règles d’enregistrement et de cotisation dépendent de la loi actuelle et des personnes que vous employez. La plupart des employeurs ayant des salariés éligibles ont des obligations, mais les détails peuvent varier. Nous vérifions la situation actuelle et expliquons ce qui s’applique à votre entreprise.

Ai-je besoin du régime Workers' Compensation avec un seul salarié ?

Cela dépend du travail et des règles actuelles. Le régime Workers' Compensation couvre les accidents ou maladies liés au travail, et l’enregistrement ne doit pas être laissé au hasard. Parlez-nous de votre lieu de travail et nous vous aiderons à vérifier.

La taxe professionnelle est-elle identique à la licence d’exploitation ?

Elles sont liées mais pas toujours identiques. La taxe professionnelle est un prélèvement de l’autorité locale pour certaines catégories d’activités, tandis qu’une licence ou un permis peut être exigé pour une activité spécifique. Le conseil ou le portail des licences peut confirmer ce qui s’applique à votre entreprise.

Pouvez-vous déposer mes déclarations fiscales ?

Nous coordonnons les déclarations fiscales avec des professionnels qualifiés de la fiscalité et de la comptabilité. Nous ne fournissons pas de conseils fiscaux et ne validons pas les comptes nous-mêmes. Nous vous expliquerons qui fait le travail et à quel coût.

Contact

Dites-nous ce dont vous avez besoin

WhatsApp est généralement le moyen le plus rapide de nous joindre. L’e-mail fonctionne aussi, et il est préférable si vous souhaitez envoyer des documents ou un programme détaillé.

Écrivez-nous
Adresse
Liberty Mall, Long Acres
Lusaka, Zambie

Les messages reçoivent une réponse pendant les heures ouvrables zambiennes (CAT, UTC+2), du lundi au samedi. Si vous écrivez en dehors de ces heures, vous recevrez une réponse le jour ouvrable suivant.

Informations utiles à inclure

  • Ce que vous souhaitez faire, avec vos propres mots
  • Si vous êtes déjà en Zambie ou encore à l’étranger
  • Votre type d’entreprise ou le service dont vous avez besoin
  • Toute échéance que vous devez respecter

Vous n’avez pas besoin d’avoir tout défini. Un aperçu suffit pour commencer, et nous vous demanderons ce qui manque.